（2025最新ガイド）紙の書類を簡単にPDF化する方法｜問題と注意点も解説

書類のPDF化の意味とは？

PDFとは「Portable Document Format」の略で、Adobeが開発した電子文書のファイル形式です。PDFで紙の文書を電子化すると、どのOSでファイルを開いても閲覧や印刷しても書式が崩れず、レイアウトを維持したまま共有や保存ができます。

そのため、形式を維持したまま保存したい書類や、改ざんや編集を防いで書類を保管したい場合に適しています。

JPGと比較するとファイルが劣化しない、拡大しても文字が荒くならないといったメリットがあるため、文章が主な資料、書類を電子化する際に適した方法です。

紙の書類をPDF化する主な方法

ここでは、紙の書類をPDF化ける4つの方法をご紹介します。 PDF化する書類や資料の量や種類で適した方法が異なるので、比較検討の参考にしてください。

方法1. ソフトやアプリを利用する

書類をPDF化できる変換ソフトやアプリを利用すれば、1枚から手軽に書類や資料を電子化できます。スキャンした紙の書類をアプリやソフトに取り込んで変換すれば、簡単にPDF化が可能です。

有料ソフトと無料ソフトがあり、有料ソフトの場合はPDFを編集する機能がついているものもあります。

なお、スキャナーがない場合は、写真に撮った紙の書類をそのままPDF化するソフトやアプリもあります。

ただし、写真に撮った書類をPDF化した場合、スキャンした書類と比較すると文字がつぶれたすいなどのデメリットがあるため、注意が必要です。

方法2. 専用スキャナー利用する

専用スキャナーを利用すれば、スキャンをしただけでPDF化できます。

紙の書類や資料が大量にある場合や、年度ごとに綴じられている書類を丸ごとPDF　化したい場合に便利です。

現在は、棒状のハンディスキャナー等も登場し、より手軽に紙の書類をPDF化したい場合にもおすすめです。

ただし、大量の書類を高速でスキャンできる機械ほど高額のため、導入費用が掛かる点がデメリットといえます。

方法3. 専用コピー機を利用する

スキャン機能を備えた複合コピー機を利用すれば、コピーと同じ方法で紙の書類をPDF化できます。

スキャナー同様、大量の紙の書類や資料を短時間でPDF化したい場合に適した方法です。

スキャン機能を備えた複合コピー機は高価ですが、レンタルすれば必要な時だけ使用できます。

複合機をレンタルしている会社の場合、一時的にスキャン機能を備えた機器に借り換えが可能かどうか相談してみてもいいでしょう。

紙の資料をPDF化する際のよくある問題

ここでは、紙の書類や資料をPDF化する際に発生しがちな問題と対策方法を紹介します。特に、大量の書類や資料をスキャンしたい場合は、1つの失敗で書類の電子化そのものがうまくいかなくなる恐れもあります。

書類の電子化する前に、やってしまいがちの失敗をチェックして対策を確認しておきましょう。

文書をスキャンする際の設定ミス

紙の書類をPDF化する際は、設定が必要です。ソフトや複合機、スキャナーにも設定の項目があるので確認してみてください。

設定ミスをすると、文字化けや見切れ、文字がつぶれて読めないといった問題が出てきます。

また、複数の部署でそれぞれ書類を電子化する場合、設定が異なると書類の共用ができなくなる恐れもあります。

大量の書類を電子化する場合は、必ず設定を先に定めて共有することが大切です。

設定を共有しておけば、書類ごとにサイズが異なったり文字化けが起こったりする失敗も防げます、

ページの傾きやトリミング

スキャンする際に書類が傾いている場合、傾いたままPDF化されてしまいます。

また、スキャナーの使い方を間違えると、一部がトリミングできないケースもあります。

大量の書類をPDF化する際は、書類を揃えてスキャナーにセットする、スキャナーにかける書類の量を調整するなどして、傾きが発生しないように注意が必要です。また、ハンディスキャナーは見切れが発生しやすいため、スキャンした後は保存する前に正確にスキャンできているか確認したうえでPDF化してください。

なお、大量の書類を短時間でPDF化する必要がある場合は、専門の会社に依頼したほうがミスなく正確に電子化してくれます。

OCR機能の未活用

OCR機能とは、電子化した画像や写真に写っている文字を、パソコンやスマートフォンが認識できる「テキストデータ」に変換する技術です。

電子化した書類が管理しやすいのは、OCR技術を活用できるからでもあります。

もし、OCR機能を活用しないと画像内の文字を編集・検索・共有が難しくなり「単に紙の書類をパソコンに取り込んだだけ」の状態になります。

なお、OCR機能は最新モデルほど機能が向上しているため、「OCR機能を活用しているが、文字の認識率が低い」といった場合は、最新の製品にアップデートしましょう。

ファイルサイズの管理不足

PDFファイルは、JPGやPNGに比べるとサイズは小さく平均して2M以下です。しかし、大量の書類を一度にPDF化した場合、保管しているパソコンの容量を圧迫する恐れがあります。

大量の紙の書類や資料を一度にPDF化したい場合は、容量を確保しておく、複数のパソコンや外付けできるデバイスを確保する、データを圧縮して保管するといった工夫が必要です。

データが膨れ上がると管理も大変になり、1台のパソコンにすべての資料を詰め込んでしまうとパソコンが何らかの理由で壊れた際、データがすべて失われる恐れもあります。

ヒント：生成したPDFを高画質化する方法

紙の文書をPDFに変換しても、時には解像度が低いために文字が読み取れないことがあります。PDFをより鮮明にしたい場合、画像形式に変換して高画質化処理を行うことが一つの有効な方法です。その場合、「4DDiG File Repair」が最適な選択となるでしょう。

4DDiG File Repairは、AI機能を搭載したスマートな高画質化ツールで、ノイズの除去や色調の最適化により、写真の鮮明度を大幅に向上させ、最高4K解像度まで対応可能です。また、操作も非常に簡単で、以下のステップで簡単に処理を完了できます：

• まず、パソコンで「4DDiG File Repair」を起動し、左側のメニューバーから「AI高画質化」タブをクリックして、「写真高画質化」を選択します。次に、「写真を追加する」ボタンをクリックするか、ドラッグ＆ドロップ機能を使って、画質を向上させたい写真を追加します。

  

• 写真を追加したら、使用する画質補正モードを選択できます。「一般モデル」「ノイズ除去モデル」「顔専用モデル」の3つのAIモデルから選び、写真の画質を向上させます。希望するAIモデルを選んだ後、必要に応じて解像度を調整し、「今すぐ高画質化」ボタンをクリックすると、ソフトが写真の高画質化を開始します。

  

• 処理が完了すると、結果をプレビューでき、さらに良い効果を得るために別のAIモデルを試したり、解像度を再調整することも可能です。

  

• 高画質化が完了したら、「すべてをエクスポート」ボタンをクリックして、写真を保存できます。保存後、「フォルダを開く」をクリックして、エクスポートされた写真を確認できます。

  

画像の高画質化だけでなく、4DDiG File Repairは強力なファイル修復機能も備えています。PDFファイルが何らかの理由で破損した場合でも、このツールを使用して修復することができます。頻繁にファイルを扱う方にとって、作業をスムーズにサポートする頼りになるツールと言えるでしょう。

まとめ

本記事では、書類や資料を紙からPDF化する方法やメリットを紹介しました。

少量ならばソフトやアプリ、大量の紙書類をPDF化したい場合は複合機や専門の会社の利用もおすすめです。

また、解像度が低いPDFの高画質化や破損したファイルの修復には「4DDiG File Repair」を利用してみてください。いざというときにも役立ちます。