kintoneの基本操作｜アプリやスペースの基本的な使い方を解説

kintoneでできること

kintoneの主な機能は次のとおりです。

• 業務アプリの作成（顧客管理、進捗管理、在庫管理など）
• レコードによるデータ管理（入力・検索・並べ替え・絞り込み)
• スペースでのチーム内情報共有
• アプリ間連携（ルックアップやアプリアクション）
• 通知機能

一方で大規模な基幹システムの完全な代替や、高度な画像処理、複雑な会計処理はkintoneができないことに含まれます。情報を整理しチームで共有することに強みがあるツールであり、既存システムと役割分担しながら導入するケースが多く見られます。

kintoneの基本的な使い方

アプリの作成からレコードの入力、スペースでの共有までを順に見ていきましょう。

アプリの使い方

kintoneアプリの使い方は、テンプレートから作成する方法とゼロから作成する方法があります。

• ポータル画面から「アプリ」右横の「＋」ボタンをクリック。

• 「はじめから作成」または「テンプレートファイルを読み込んで作成」を選択。

• フィールドを左パネルから右エリアに、ドラッグ&ドロップで配置。

• アプリ名を設定して「アプリを公開」をクリック。

  

レコードの使い方

レコードは、作成したアプリに実際のデータを入力する単位です。顧客情報や案件情報など、1件ごとのまとまったデータをレコードとして登録します。

• 作成したアプリを開き、「レコードを追加」ボタン（右側のプラスアイコン）をクリック。

• 各フィールドに必要な情報を入力。

• 「保存」をクリックしてレコードを確定。

• 一覧画面から検索・並べ替え・絞り込みを行って、必要なレコードを探せます。

  

スペースの使い方

スペースは、チームやプロジェクト単位で情報を共有する場所です。アプリだけでなく、掲示板やファイルもまとめて管理できます。

• kintoneのポータル画面から「スペースを作成」を選択。

• 「基本設定」タブでスペース名を、「参加メンバー」タブでメンバーを設定。

• 右上の「...」からスペース内に必要なアプリを追加。

• メンバーへの通知設定を確認し、公開します。

  

kintoneアプリ間の連携方法

複数のアプリを個別に運用していると、情報が分断されがちです。kintoneでは、次のようなアプリ間の連携機能を使うことで、データの重複入力を避けて整合性を保つことができます。

ルックアップ

ルックアップは、別アプリのレコードから情報を呼び出して自動入力する機能です。入力ミスの防止と手間の削減に役立ちます。

• フィールド設定画面で「ルックアップ」フィールドを追加。

• 設定画面で「関連付けるアプリ」と「コピー元のフィールド」を指定。

• 呼び出したいキー項目(例:顧客コード)を設定。

• コピーしたい項目(氏名、連絡先など)を選択して保存。

  

アプリアクション

アプリアクションは、あるアプリのレコードから別アプリへ新規レコードを作成する機能です。案件からタスクを自動生成するような場面で活用されます。

• 元となるアプリの設定画面から、「設定」タブ>「アクション」を選択。

• 「作成する」をクリック。

• 引き継ぐ項目について、「コピー先」や「フィールドの関連付け」を設定。

• レコード詳細画面上でアクションを実行し、新規レコードが生成されることを確認。

  

関連レコード

関連レコードは、あるレコードに紐づく別アプリのレコード一覧を表示する機能です。案件に紐づく複数のタスクを一覧表示する、といった使い方ができます。

• 表示したいアプリのフォーム設定で「関連レコード一覧」フィールドを追加。

• 参照先アプリと、紐づけるためのキー項目を指定。

• 一覧に表示する項目を選択。

• レコード詳細画面で、関連する複数のレコードが一覧表示されることを確認。

  

kintoneを使うときの注意点

kintoneは使い方自体がシンプルな一方、運用ルールを決めずに使い始めると、後から情報が整理しづらくなることがあります。ここでは、導入時に意識しておきたい点を紹介します。

チーム内でアプリ作成のルールを決める

誰でもアプリを作成できるため、似たようなアプリが増えがちです。命名規則や申請フローを事前に決めておくと管理しやすくなります。

アプリのフィールドは必要に応じて追加する

最初から全項目を用意するとフォームが複雑になります。運用後に必要性を感じたフィールドを追加する方が使いやすくなるケースが多いです。

運用前にアクセス権の設定を確認する

初期設定のまま公開すると、意図しないメンバーが編集できる状態になっていることがあります。運用開始前に権限設定を確認しておきましょう。

kintoneから保存したファイルを復元する方法

kintoneの添付ファイル機能を使ってパソコンにファイルをダウンロードした後、誤って削除してしまったり、保存先のフォルダが破損してファイルが開けなくなったりするトラブルが考えられます。こうした場合、Windows標準の機能だけでは復元が難しいケースも少なくありません。

このような状況で選択肢の一つとなるのが、データ復元ソフトのTenorshare 4DDiGです。誤削除やフォーマット後のファイルであっても、専門知識なしに復元を試みられる点が特徴です。kintoneからダウンロードした資料やエクスポートデータを扱う業務でも、バックアップを補完するツールとして活用できます。

具体的な操作手順は次のとおりです。

• Tenorshare 4DDiG を起動し、削除したファイルが存在するハードディスクやパーティションを選択し、スキャンします。

  

• しばらく待つと、消してしまったファイルが表示されます。復元前に、写真、ビデオ、ムービー、オーディオ、音楽、ドキュメントなどのファイルをダブルクリックすることによりプレビューが可能です。

  

• 復元したいファイルを選択し、保存場所を選択します。例えばOneDriveまたはGoogle Driveなどのクラウドディスクに保存することを検討してください。

  

注意:

※データの上書きを防ぐため、元の保存場所とは異なるドライブや、OneDrive・Googleドライブなどのクラウドストレージを保存先に選ぶことを推奨します。

まとめ

kintoneはアプリ作成からレコード管理、スペースでのチーム共有まで、業務に必要な情報整理を一つのプラットフォームで行えるサービスです。アプリ連携の使い方を工夫することで、複数の業務データを重複なく管理できます。運用にあたっては、アプリ作成のルールやアクセス権の設定も事前に整えておくと安心です。

万が一kintoneから保存したファイルを誤って削除した場合には、Tenorshare 4DDiGのようなデータ復元ソフトが効果的です。