「OutlookのPSTファイルを削除、復元する方法はあるか?」

「OutlookのPSTファイルが開けないが、どうすればいいのか?」

「削除してしまったPSTファイルを復元する際に、おすすめのソフトはあるか?」

今回の記事では、OutlookのPSTファイルに蓄積されたデータにおいて、不要なものを削除する方法と誤って削除してしまったファイルを復元する方法をご紹介しています。

  1. Part1:PSTファイルとは?
  2. Part2:OutlookのPSTファイルを削除・復元する方法
  3. Part3:OutlookのPSTファイルについてよくある質問
  4. Part4:まとめ

Part1:PSTファイルとは?

そもそもPSTファイルとは、「Personal Storage Table」の略で、Microsoft社が開発したメールソフト「Outlook」のデータを保存するために、用いられる形式の一つです。

「.pst」というファイル拡張子となっており、Outlookのアカウントを作成し、初めて起動したときに、自動的にシステム内の個人用フォルダの中に生成されます。 

「.pst」(Outlookデータ)ファイルは、POP3方式のメールアカウントに使用されています。 

※POP3方式とは、サーバ上にあるメールをデバイス(スマホ、パソコン)にダウンロードして、そのデバイスでメールを管理する方式のことです。

PSTファイルを使用する利点を紹介していきます。

➀作成したアカウントに紐づいた様々なデータを保存・蓄積する

PSTファイルは、連絡先や受信したメール、カレンダーの予定などを始め、あらゆるデータを集積し、保管される場所となっています。

➁バックアップに使用できる

届いたメッセージやファイルに対して、すべてダウンロードされて、PSTファイル上に記録されるため、万が一、使用中のパソコンやハードディスクなどにトラブルが生じても、失われることがありません。

Outlookでは、大切なデータ(契約書、請求書など)のやり取りもあると思いますが、それらの内容も安全に保管されます。 

※オフラインでコンピュータ上に保存されるときは、「.ost」ファイルの形式で保存されます。

③Outlookを通じて、別アプリケーションやデバイスと同期できる

Microsoft社が開発したこともあり、マイクロソフトが展開するサービス(exchangeアカウント)と同期が可能です。

また、メールデータに限ってですが、Google、Yahooなどの電子メールアカウントとも同期は可能となっております。

Part2:OutlookのPSTファイルを削除・復元する方法

OutlookのPSTファイルを削除する

PSTファイル(Outlookデータファイル)を削除する方法について、以下の手順を行うことで削除できます。

  1. デスクトップ画面左下の「スタート」から「Outlook」をクリックします。
  2. Outlookの左上のメニュータブの「ファイル」をクリックします。
  3. 「アカウント情報」画面→「アカウント設定」→「アカウント設定」をクリックします。
  4. 「アカウント設定」画面→「データファイル」をクリックします。
  5. 削除したいデータファイルを選択して、「削除」→「はい」をクリックします。
  6. 削除されたことを確認できれば、完了です。

    ※見えにくいですが、2つあったデータファイルが1つになったことを確認できます。

また、データファイルが1つしか存在しない場合には、削除はできませんのでご注意ください。

OutlookのPSTファイルを復元する

仕事で利用しているメールソフトの実態調査では、Outlookの利用率がおよそ55%と、半数を超え、Google社の「Gmail」を大きく上回っています。

そのため、普段から、職場や自宅などでOutlookを通じて、先方とやり取りする場面は多いのではないでしょうか。

大切なメール・添付書類のやりとりをしている中で、何らかのトラブルでデータが消えてしまうことがあります。

商談がうまくいっていた、今後の事業展開に役立つ内容がまとまってきていた、などのやり取りがファイルごとなくなってしまうのは、死活問題ですよね。

仮に、PSTファイルが削除されると、復元するためにソフトを使用しなければなりません。

焦りから冷静さを失いそうになりますが、復元ソフト4DDiGを利用することで、お悩みをすぐに解決できます。

電子メール、ファイルデータを含め、あらゆるデータをほぼ100%復元できるソフトであり、簡単に・高速に動作が可能です。

  1. 4DDiGをインストール、起動させます。

  2. ファイルの場所を選択

    ファイルが失われた場所にマウスを置き、「スキャン」をクリックします。

    ファイルの場所を選択
  3. ファイルの検出

    しばらく待つと、指定した場所にあるすべてのファイルが表示されます。

    ファイルを検出
  4. ファイルのプレビューと復元

    復元するファイルを選択して右側の「プレビュー」をクリックして選択されたファイルを確認できます。そして、右下の「復元」をクリックし、保存場所を指定すると、ファイルがすぐに復元されます。

    ファイルのプレビューと復元
    注意:: 保存パスを元の場所を選択すれば、データが上書きして復元できない恐れがあります。

Part3:OutlookのPSTファイルについてよくある質問

1. OutlookのPSTファイルの保存場所は?

PSTファイル保存場所は、Outlook上で検索・確認することができます。

※Outlook2013からは、PSTファイルは、「ドキュメント」フォルダ内に格納されています。

  1. はじめに、Part2の削除手順1.2と同様の手順で「ファイル」を開きます。
  2. 「アカウント設定」→ドロップダウンメニュー→「アカウント設定」をクリックします。
  3. 「データファイル」→「ファイルの場所を開く」をクリックします。
  4. PSTファイルが保存されたフォルダが表示されます。

2. 消えたPSTファイルをどうすれば復元できるのか?

PSTファイルを復元する方法について、以下の手順で復元することができます。

(1)インポートする方法

  1. まずは、Part2の削除手順1.2と同様の手順で「ファイル」部分まで進めます。
  2. 「アカウント情報」画面→「インポート/エクスポート」をクリックします。
  3. 「他のプログラムまたはファイルからのインポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
  4. 「Outlookデータファイル(.pst)」→「次へ」をクリックします。
  5. 「参照」をクリックし、バックアップしたファイルを選択して、「重複した場合、インポートするアイテムと置き換える」→「次へ」をクリックします。
  6. 「完了」をクリックして、インポートが完了です。

⑵ メールデータを戻す方法

もう1つ、Outlookデータを戻す方法として、バックアップされたPSTファイルを開くという方法もあります。

  1. 前述の削除手順1.2と同様に「ファイル」を開きます。
  2. 「開く/エクスポート」から、「Outlookデータファイルを開く」を選択します。
  3. バックアップされていたファイルが表示されているので、選択し、「開く」をクリックすることで、データを取り込むことができます。

上記2つの方法でも復元できない場合は、先ほどご紹介した「4DDiG」をご使用ください。

3. PSTファイルが開けない時の対処法

何かしらの不具合により、PSTファイルが開けない時も対処法があります。

このアプリケーションを使うことで、ファイル破損を直すことができますが、そのためには、データファイルを保存する必要があります。

以下の手順でデータファイルを取得できますので、参考にしてください。

Part4:まとめ

今回は、OutlookのPSTファイルを削除・復元する方法についてご紹介しました。Outlookは、メールソフトの中でも利用率が高く、あらゆる職場で使われていることでしょう。Outlookを使用する方は、PSTファイルの削除と復元方法に、目を通すことをお勧めします。また、予期せぬトラブルによって削除されてしまったPSTファイルを復元する場合、復元ソフト「4DDiG」も参考にしてみてください。

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