パソコン上のファイルやフォルダは、知らず知らずのうちに不要なもので溢れかえってしまい、ごちゃごちゃしがちです。本記事では、パソコンのファイル・フォルダを整理するメリットや重要性のほか、整理するコツについて解説しています。パソコンのファイルやフォルダの整理が苦手な方や、効率のよい整理方法を知りたい方はぜひ参考にしてください。
パート1：パソコンのファイル・フォルダを整理するメリット
パソコン内にあるファイルやフォルダを整理するだけで、以下のメリットがあります。
メリット1：モチベーションが向上する
仕事部屋が散らかっているより片付いている方が、気分がすっきりして仕事に集中できるように、パソコン上のファイルやフォルダが整理されていると、視覚的にすっきりし、必要なファイルを探す手間もなくなるため、モチベーションの向上に繋がります。
メリット2：業務効率が向上する
ファイルやフォルダが整理されていない状態だと、必要なものが必要な時に瞬時に見つけることができず、余計な時間を使ってしまいます。毎日の業務をスムーズにスタートするために、ファイルやフォルダの整理は必要不可欠といえるでしょう。
メリット3：ストレージの容量を圧縮できる
不要なファイルやフォルダを削除することで、ストレージに空き容量ができ、新たにデータを追加するスペースを確保できます。
またいつか使うかもしれないと思って、何でもかんでも残しておくと、気が付いたら膨大な不要ファイルを抱えることになり、ストレージを圧迫しています。定期的に不要なファイルがないかを確認し、ストレージを有効に使いましょう。
メリット4：作業ミスを減らすことができる
不要なファイルやフォルダが多すぎて、すでに存在するファイルを見つけることができなかった結果、新たに重複するデータを作成してしまい二度手間になる可能性も十分に考えられます。
また、しっかりと整理されていないと、必要なファイルが余計なフォルダに紛れ込んでしまい、誤って削除してしまうミスが発生する可能性があります。余計な作業ミスを減らすためにも、ファイルやフォルダの整理は定期的に行いましょう。
パート2：パソコンのファイル・フォルダの定期的な整理の重要性
パソコン内に不要なファイル・フォルダが増えてくると、整理するだけでも時間がかかり、業務に使える時間を消費してしまうだけでなく、普段の作業効率の低下を招きます。
また、ファイル・フォルダが適切な状態でないことによって、紛失や情報漏えいに繋がることもあるため、定期的な整理が求められます。
パート3：ファイル・フォルダを整理するコツ
このパートでは、ファイル・フォルダを適切に整理するコツを6つ紹介します。
コツ1：フォルダー名/ファイル名を整理する
ファイル・フォルダを整理するコツとして、もっとも基本となるのは、名前を整理することです。ファイルを作成・保存する時に「新しいファイル」だったり「新しいフォルダ」のような、最初から名前が割り当てられる場合が多く、そのまま使っている人も少なくありません。
そして、一目でどのようなファイル内容なのか分かりにくいファイル名・フォルダ名も避けるべきです。ファイル数が少ないうちはよいのですが、溜まってくると間違ったファイルやフォルダを開いてしまい、作業効率が落ちてしまいます。
ファイル名・フォルダ名を整理する時は、上図のようにファイル名の先頭に数字やアルファベットを振る、どのようなファイルなのか明確に分かる名前付けをするなどを徹底しましょう。
コツ2：ファイルやフォルダーの表示形式を変更する
ファイルやフォルダーの表示形式を見やすく変更することで、目的のファイルを探す時間を短縮できます。
エクスプローラーの上部メニューにある「表示」をクリックし、アイコンの表示サイズやファイルの表示形式を変更できますので、視覚的に分かりやすいものに変更しましょう。
コツ3：フォルダの多重化を避ける
フォルダの階層を深くしすぎると、目的のファイルを見つけるまでに余計な時間がかかってしまいます。どうしてもフォルダの多重化が避けられない場合は、使用頻度の高いフォルダはショートカットを作成するなどして、少しでも効率良く業務を行える工夫をしましょう。
コツ4：古いデータはフォルダをまとめる
古いデータが増えてきたら、年度や種類など分類する基準を決めて、フォルダにまとめましょう。ただし、古いデータを貯めすぎるとストレージの容量を圧迫するため、古すぎるファイルは適宜削除を行うようにしてください。
コツ5：不要なフォルダーやファイルを定期的にクリーンアップ
スタートボタンを右クリックし、「システム」→「ストレージ」の順に進み、ダウンロードファイルやゴミ箱など、不要なファイルを削除することで、ストレージに余裕ができます。
ストレージの空き容量が少なくなってくると、パソコンの動作が遅くなる原因のひとつになるため、この項目を定期的にチェックし、クリーンアップを実行しましょう。
コツ6：スタートメニューの柔軟な活用
よく使うファイルやプログラムは、スタートメニューに登録したり、タスクバーにピン留めすることで素早くアクセスすることが可能になります。
ピン止めの方法は、タスクバー上のアイコンを右クリックし、「タスクバーにピン留めする」を選択すればOKです。反対に、ピン留めを外したい場合は、もう一度同じ手順を実行することで、外すことができます。
おまけ：パソコンの重複ファイル・フォルダを整理するソフトー4DDiG Duplicate File Deleter
不要なファイルやフォルダは、目に見えるものから、知らず知らずのうちに蓄積するものまでさまざまです。そこで、「4DDiG Duplicate File Deleter」を使えば、誰でも簡単操作で不要なファイルやフォルダの削除をし、整理ができます。
4DDiG Duplicate File Deleterをインストールし、起動します。
無料ダウンロードWindows向け安全的なダウンロード
無料ダウンロードmacOS向け安全的なダウンロード
スキャンするフォルダーを選択するか、フォルダをドラッグアンドドロップしてスキャンを開始します。
左下の歯車ボタンまたは右下のドロップダウンボタンをクリックし、必要なスキャンモードを設定します。設定が完了したら、「重複アイテムをスキャン」をクリックして、選択したフォルダのスキャンが開始します。
スキャンが完了すると、画面に重複ファイルが表示され、右側のファイルの内容をプレビューして、不要なものを選択することができます。
-
不要なファイルを選択したら、「削除」をクリックします。
さいごに
不要なファイルやフォルダが増えてくると、見た目も良くなく仕事に対するモチベーションに大きな影響を与え、不要な操作が増えることで物理的に作業効率の低下を招きます。
今回紹介したファイル・フォルダを整理するコツや、「4DDiG Duplicate File Deleter」を活用し、定期的にパソコンをクリーンな状態に保つようにしましょう。
安全的なダウンロード
安全的なダウンロード